1 Robotic Process Automation(RPA) là gì?
Tại cốt lõi của nó, Robotic Process Automation(RPA) là công nghệ phần mềm sử dụng "robot" hoặc "bot" để bắt chước hành động của con người trong các hệ thống kỹ thuật số. Những robot này thực hiện các công việc thủ công, thường xuyên do con người thực hiện. Các tác vụ mà RPA xử lý thường dựa trên quy tắc, lặp đi lặp lại và tẻ nhạt, chẳng hạn như nhập dữ liệu, thao tác với tệp, xử lý giao dịch và trả lời các câu hỏi đơn giản của khách hàng.
Không giống như các hình thức tự động hóa khác yêu cầu tích hợp phức tạp, RPA tương tác với các ứng dụng giống như cách con người làm. Nó hoạt động thông qua giao diện người dùng của các hệ thống hiện có, cho phép nó hoạt động trên các nền tảng khác nhau mà không yêu cầu những thay đổi đáng kể đối với phần mềm cơ bản. Bằng cách mô phỏng các tương tác của con người, RPA có thể thực hiện quy trình công việc nhanh hơn và chính xác hơn nhiều so với con người mà không cần nghỉ ngơi hoặc nghỉ giải lao.
2 RPA hoạt động như thế nào?
RPA dựa trên các quy tắc và logic được xác định trước để thực hiện các tác vụ cụ thể. Đây là cách nó thường hoạt động:
Chụp đầu vào: Các bot RPA có thể trích xuất thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn như bảng tính, cơ sở dữ liệu, email và thậm chí cả tài liệu được quét. Họ rất giỏi trong việc diễn giải dữ liệu có cấu trúc và bán cấu trúc.
Xử lý: Sau khi dữ liệu được thu thập, bot sẽ xử lý dữ liệu theo các quy tắc được xác định trước. Điều này có thể liên quan đến việc di chuyển dữ liệu giữa các ứng dụng, thực hiện tính toán hoặc cập nhật bản ghi trong hệ thống.
Phản hồi kích hoạt: Sau khi xử lý dữ liệu, bot có thể kích hoạt các phản hồi thích hợp dựa trên quy trình làm việc mà nó đang thực thi. Ví dụ: sau khi phê duyệt hóa đơn, bot có thể gửi thông báo đến nhóm liên quan hoặc cập nhật trạng thái của dự án.
Giao tiếp với các hệ thống khác: Các bot RPA có thể giao tiếp với nhiều hệ thống khác, gửi và nhận thông tin cũng như hoạt động kết hợp với các công cụ trí tuệ nhân tạo (AI) để thực hiện các tác vụ phức tạp hơn, chẳng hạn như dịch ngôn ngữ, nhận dạng hình ảnh hoặc phân tích dự đoán.
3 Sự khác biệt chính giữa RPA và Tự động hóa nhận thức
Một trong những quan niệm sai lầm phổ biến nhất về RPA là nó giống với tự động hóa nhận thức hoặc trí tuệ nhân tạo (AI). Mặc dù RPA và tự động hóa nhận thức đều thuộc phạm vi tự động hóa lớn hơn nhưng chúng giải quyết các nhu cầu khác nhau.
RPA: Tập trung vào tự động hóa dựa trên quy tắc. Nó chủ yếu xử lý dữ liệu có cấu trúc và các nhiệm vụ lặp đi lặp lại không đòi hỏi sự phán xét hoặc ra quyết định của con người. Các bot RPA tuân theo các hướng dẫn được xác định trước để thực hiện các tác vụ theo cách giống nhau mọi lúc.
Tự động hóa nhận thức: Ngược lại, tự động hóa nhận thức liên quan đến AI và học máy để xử lý các nhiệm vụ phức tạp hơn, không có cấu trúc. Nó có thể phân tích dữ liệu phi cấu trúc, học hỏi từ kinh nghiệm và đưa ra quyết định dựa trên việc học đó. Tự động hóa nhận thức được sử dụng trong các tình huống trong đó nhiệm vụ đòi hỏi sự hiểu biết, lý luận hoặc hiểu biết theo ngữ cảnh, chẳng hạn như diễn giải ngôn ngữ hoặc đưa ra dự đoán dựa trên các mẫu dữ liệu.
Đối với các doanh nghiệp muốn tự động hóa các tác vụ đơn giản, lặp đi lặp lại của mình, RPA cung cấp giải pháp mã ngắn, thiết thực, có thể được triển khai nhanh chóng và với chi phí thấp hơn so với việc triển khai AI đầy đủ.
4 Vai trò của RPA trong tự động hóa doanh nghiệp
Tự động hóa từ lâu đã được coi là tương lai của doanh nghiệp, nhưng với RPA, tương lai đó chính là hiện tại. Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại giữa các bộ phận khác nhau—chẳng hạn như tài chính, CNTT, nhân sự, dịch vụ khách hàng và chuỗi cung ứng—các doanh nghiệp có thể hợp lý hóa hoạt động, giảm sai sót của con người và giảm chi phí đáng kể.
Ví dụ thực tế: Tự động hóa xử lý hóa đơn
Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn một ví dụ cụ thể về cách RPA đang chuyển đổi một chức năng kinh doanh quan trọng—xử lý hóa đơn. Đây là một quá trình, ở dạng thủ công, bao gồm nhiều bước:
Nhận hóa đơn: Hóa đơn có nhiều định dạng khác nhau—email, PDF, tài liệu giấy, v.v.
Nhập dữ liệu: Thành viên trong nhóm phải nhập dữ liệu liên quan (số hóa đơn, ngày, số tiền, v.v.) vào hệ thống tài chính hoặc ERP (Kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp) của công ty.
Quy trình phê duyệt: Sau khi nhập, hóa đơn phải được gửi đi để phê duyệt, việc này có thể có sự tham gia của một số bên liên quan.
Xử lý thanh toán: Sau khi phê duyệt, thanh toán được xử lý và trạng thái được cập nhật.
Với các phương pháp thủ công, quá trình này có thể tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi, chẳng hạn như nhập dữ liệu không chính xác hoặc trễ thời hạn. Tuy nhiên, RPA có thể tự động hóa từng bước của quy trình làm việc này. Sử dụng các công cụ như UiPath, bot có thể thu thập dữ liệu từ hóa đơn, nhập dữ liệu vào hệ thống ERP, gửi để phê duyệt và thậm chí kích hoạt thanh toán—không có sự tham gia của con người. Điều này không chỉ tăng tốc quá trình mà còn loại bỏ nguy cơ lỗi của con người, mang lại độ chính xác và hiệu quả cao hơn.
5 Lợi ích hàng đầu của RPA đối với doanh nghiệp
Lợi ích của việc triển khai RPA là rất đa dạng và chúng không chỉ dừng lại ở việc tiết kiệm chi phí hay hiệu quả hoạt động. Dưới đây là một số lợi ích chính mà doanh nghiệp có thể mong đợi:
1. Cải thiện hiệu quả và năng suất
Các bot RPA hoạt động suốt ngày đêm, hoàn thành các nhiệm vụ thường cần sự can thiệp của con người. Họ có thể xử lý khối lượng giao dịch lớn nhanh hơn bao giờ hết so với lực lượng lao động của con người, giảm tồn đọng và tăng năng suất tổng thể. Bằng cách xử lý các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, RPA cho phép nhân viên tập trung vào các hoạt động có giá trị, sáng tạo và chiến lược hơn đòi hỏi trí thông minh của con người.
2. Giảm chi phí
Chi phí lao động thường là một trong những chi phí đáng kể nhất đối với doanh nghiệp. Bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, RPA giảm nhu cầu về các nhóm hành chính lớn, dẫn đến tiết kiệm chi phí đáng kể. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng RPA có thể mang lại hiệu quả Giảm 30-70% chi phí cho các quy trình thường ngày, biến nó thành một công cụ mạnh mẽ để cải thiện kết quả kinh doanh.
3. Độ chính xác và tuân thủ
Lỗi của con người trong các công việc thủ công, đặc biệt là trong xử lý dữ liệu là không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, các bot RPA tuân theo các hướng dẫn được đưa ra một cách chính xác và nhất quán, dẫn đến ít sai sót hơn. Điều này đặc biệt quan trọng trong các ngành như chăm sóc sức khỏe, ngân hàng và bảo hiểm, nơi mà ngay cả những lỗi nhỏ cũng có thể dẫn đến các vấn đề nghiêm trọng về quy định và tuân thủ. RPA cũng tạo ra một quy trình kiểm tra kỹ thuật số, giúp việc theo dõi mọi hành động nhằm mục đích tuân thủ trở nên dễ dàng hơn.
4. Khả năng mở rộng
Một trong những ưu điểm chính của RPA là khả năng mở rộng của nó. Cho dù một công ty đang tìm cách tự động hóa một vài quy trình hoặc chuyển đổi hoạt động trên toàn bộ tổ chức, RPA có thể dễ dàng tăng hoặc giảm quy mô dựa trên nhu cầu kinh doanh. Khi khối lượng công việc biến động, các bot bổ sung có thể được triển khai để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng mà không cần thêm nguồn nhân lực.
5. Trải nghiệm khách hàng nâng cao
Dịch vụ khách hàng là một lĩnh vực mà RPA đang tạo ra tác động đáng kể. Bằng cách tự động hóa các tương tác thông thường với khách hàng—chẳng hạn như trả lời các câu hỏi thường gặp, xử lý hàng trả lại hoặc cập nhật thông tin tài khoản—doanh nghiệp có thể cung cấp dịch vụ nhanh hơn, hiệu quả hơn. Hơn nữa, bằng cách tích hợp RPA với chatbot được hỗ trợ bởi AI, doanh nghiệp có thể cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng được cá nhân hóa 24/7, giúp cải thiện sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.
6. Quản lý rủi ro chủ động
RPA có thể giúp doanh nghiệp xác định rủi ro trước khi chúng trở thành vấn đề. Bằng cách liên tục giám sát các quy trình kinh doanh và xác định các vấn đề tiềm ẩn, RPA cho phép quản lý rủi ro một cách chủ động. Trong các ngành như tài chính và chăm sóc sức khỏe, nơi mà sự tuân thủ và bảo mật dữ liệu là tối quan trọng, RPA đảm bảo rằng tất cả các quy trình được thực hiện với sự tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu quy định, giảm nguy cơ không tuân thủ.
7. Ra quyết định dựa trên dữ liệu
Bằng cách tự động hóa việc thu thập và xử lý dữ liệu, RPA cho phép doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu tốt hơn. Bot có thể thu thập và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau nhanh hơn con người, cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực giúp doanh nghiệp ứng phó với điều kiện thị trường thay đổi hiệu quả hơn. Kết hợp với AI và học máy, RPA có thể cung cấp các phân tích mạnh mẽ giúp khám phá xu hướng và dự đoán kết quả trong tương lai.
6 RPA trong các ngành khác nhau: Phân tích theo ngành
1. Dịch vụ tài chính Trong lĩnh vực tài chính, RPA đang chuyển đổi hoạt động bằng cách tự động hóa các quy trình như đối chiếu tài khoản, phát hiện gian lận, Và xử lý khoản vay. Các ngân hàng và tổ chức tài chính cũng đang sử dụng RPA để cải thiện quá trình làm quen với khách hàng, kiểm tra tín dụng và tuân thủ các quy định như KYC (Biết khách hàng của bạn).
2. Chăm sóc sức khỏe Trong chăm sóc sức khỏe, RPA đang được sử dụng để tự động hóa các tác vụ quản trị như lập kế hoạch bệnh nhân, thanh toán, Và xử lý khiếu nại. Bằng cách giải phóng các chuyên gia y tế khỏi thủ tục giấy tờ, RPA cho phép họ tập trung vào việc chăm sóc bệnh nhân, cải thiện cả hiệu quả và kết quả của bệnh nhân.
3. Sản xuất Các công ty sản xuất đang tận dụng RPA để tối ưu hóa việc quản lý chuỗi cung ứng, kiểm soát hàng tồn kho và đảm bảo chất lượng. Bằng cách tích hợp RPA với công nghệ IoT (Internet of Things), các nhà sản xuất có thể đạt được khả năng giám sát và bảo trì dự đoán thiết bị theo thời gian thực, giảm thời gian ngừng hoạt động và nâng cao hiệu quả hoạt động.
4. Bán lẻ Các nhà bán lẻ đang sử dụng RPA để tự động hóa các tác vụ như xử lý đơn hàng, quản lý hàng tồn kho, Và dịch vụ khách hàng. Với RPA, các nhà bán lẻ có thể xử lý hàng nghìn đơn đặt hàng, quản lý lượng hàng tồn kho hiệu quả hơn và cung cấp trải nghiệm cá nhân hóa cho khách hàng trên quy mô lớn.
7 Tại sao doanh nghiệp nên áp dụng RPA ngay bây giờ
Thị trường RPA được dự đoán sẽ tăng trưởng theo cấp số nhân, với ước tính dự đoán nó sẽ đạt 13,74 tỷ USD vào năm 2028. Các công ty đã triển khai RPA đang nhận thấy những lợi ích đáng kể về tiết kiệm chi phí, hiệu quả hoạt động và cải thiện trải nghiệm của khách hàng.
Tuy nhiên, giá trị thực sự của RPA không chỉ nằm ở việc tự động hóa các nhiệm vụ riêng lẻ mà còn ở việc chuyển đổi toàn bộ mô hình kinh doanh. Bằng cách giải phóng con người khỏi các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, RPA cho phép các công ty suy nghĩ lại về cách họ mang lại giá trị cho khách hàng, đổi mới nhanh hơn và thích ứng với môi trường kinh doanh đang thay đổi nhanh chóng.
Khi chúng ta tiến xa hơn vào thời đại chuyển đổi kỹ thuật số, các doanh nghiệp áp dụng RPA sẽ có vị thế tốt hơn để cạnh tranh và phát triển trong tương lai. Tính linh hoạt, khả năng mở rộng và tiềm năng biến đổi của RPA khiến nó trở thành công cụ thiết yếu cho bất kỳ tổ chức nào muốn cải thiện hiệu quả, giảm chi phí và nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Tương lai của công việc là ở đây và với RPA, các doanh nghiệp có thể đạt được mức độ tự động hóa, đổi mới và tăng trưởng chưa từng có.
Tại MCI Consulting & Analytics, chúng tôi không chỉ cung cấp các giải pháp Data Warehouse Deployment, Outsourcing - Data Personnel Leasing, BI, AI và Training Services, mà còn hỗ trợ doanh nghiệp khai thác tiềm năng của RPA để đạt được sự phát triển bền vững trong thời đại số hóa. RPA chính là bước tiến quan trọng trên con đường tự động hóa và tối ưu hóa hoạt động doanh nghiệp.
—————————————-
📞 Hotline: 091 644 2368
📧 Email: dangdm.mcna.247@gmail.com
🌐 Website: mca-analytics.cloud
#mca #mciconsultinganalytics #rpa #bi #businessintelligence #advancedanalytics
